メールよりも気軽で、対面を必要としないチャットツールは多くの企業で取り入れられています。円滑にコミュニケーションできることは、業務の効率化や時間の短縮などにつながるため、業務改善に役立つでしょう。この記事では、チャットツールでどのようなことができるのか、どのようなメリットがあるのかを解説します。特に、他部署や外部との連絡を取る機会の多い経理業務においても役立つでしょう。チャットツールに興味のある方は、ぜひ読んでみてください。

チャットツールとは？

オンラインで複数の人が、文字によってリアルタイムにコミュニケーションを行うことをチャットといいます。チャットツールはビジネスにおいて広く使われるようになりました。チャットができるだけでなく、ビジネスに役立つ以下のような機能を持つものがあります。

チャットツールのメリット

チャットツールは時間や場所を選ばず、気軽なコミュニケーションを取れることが特徴です。ここではチャットツールを使う具体的なメリットを紹介します。

気軽に迅速なコミュニケーションが取れる

チャットはメールと違い、件名なしで本文がダイレクトに届きます。宛名や挨拶文、署名などは不要であるため、気軽にやり取りができるでしょう。コミュニケーションの速度も上がり、効率的に意思疎通できます。

テレワークへ活用できる

パソコンやインターネット環境さえあればチャットを活用できます。そのため、出社を必要としないテレワークに役立ちます。会話のように気軽で迅速にコミュニケーションできるチャットを使えば、対面でなくてもスムーズにやり取りできるでしょう。

グループ内で会話できる

チャットの大きな特徴の一つが、グループ内でのやり取りが可能であることです。招待したいメンバーを選んでグループを作成できるため、プロジェクトごとにグループを作って情報共有でき、便利に使えるでしょう。

仕事とプライベートの切替がしやすい

業務時間内の外出中や業務時間外に従業員同士が連絡を取り合うことがある場合は、チャットツールを使うことで仕事とプライベートを切り替えやすくなります。プライベートで使うツールを仕事の関係で使うことには、情報の誤送信や漏えいの可能性があります。そこで、仕事とプライベートで連絡手段を分けることでリスクを軽減できます。従業員のオンとオフの切替にも役立つでしょう。

相手の状況がわかるものもある

チャットツールの中には、相手がメッセージを読んでいるか、ログイン中であるかなどがわかる機能を持つものもあります。相手の状態を踏まえて自分のアクションを考えられるでしょう。

他のツールと連携できる

チャットツールは他のツールと連携することでさらに便利に使えます。例えば、メールと連携すれば新着メールが届いたときに通知を受け取ることも可能です。チャットツールから他のツールの最新情報が得られるため効率的で、常に多数のアプリを開いておく必要性も少なくなります。パソコンの負担も軽減できるでしょう。

チャットツールのデメリット

チャットツールは便利ですが、デメリットもあります。チャットツールを導入する場合には、以下のデメリットも踏まえて検討しましょう。

導入や社内教育にコストがかかる

チャットツールには無料で使えるものもありますが、メッセージの件数や連絡先が多い場合は有料でなければ使えないものも多いものです。ツールによってプランが設定されているため、不便さを感じないプランを選びましょう。

一人ひとりの従業員が使い方を知っておく必要もあります。直感的に操作できるツールも多いですが、多くの機能を使いこなそうとするとどうしても操作が複雑になってしまいます。自社のインフラとしてチャットツールが浸透するように、使い方の教育を適宜行いましょう。

対面のコミュニケーションの機会が減少する

チャットツールの導入は対面のコミュニケーションが減ることにつながります。その場にいない人同士でコミュニケーションができることはメリットですが、意図やニュアンスが文面では伝わりにくいという問題も発生するかもしれません。必要に応じて、対面でコミュニケーションする機会やビデオ通話などを採り入れるといった対策を講じる必要があります。

情報が多く見落とすこともある

チャットでは新着のメッセージが優先的に表示されるため、最新の情報を確認しやすいものです。その反面、古い情報が埋もれてしまうこともあります。例えば、「Aさんがあんなことを言っていたな」「Bさんは何と言っていたっけ？」と過去のやり取りを振り返りたいときには、多くのスクロールが必要です。時系列で表示されるために内容を見落としてしまうこともあるでしょう。チャットをこまめにチェックしたり、特に必要な情報は別で控えておいたりして、必要な情報を確実に把握しておくことが大切です。

時間や場所を問わず情報が入ってくる

チャットツールはスマートフォンに対応しているものも多く、業務時間外でもやり取りができてしまいます。そのため、「いつ仕事の連絡が入ってくるかわからない」と窮屈に感じる人もいるかもしれません。このような精神的な負担を軽減するために、業務時間外も含めたチャットツールの使用ルールを決めて共有しておくといいでしょう。

経理業務においてチャットツールを役立てるには？

チャットツールを使えば、効率的でスピーディーな連携や情報共有が可能です。他部署や外部との連携や、期限までにすべきことを共有する機会の多い経理業務にも役立つでしょう。経理を行う中でチャットツールが役立つシーンを具体的に見ていきましょう。

他部署の従業員との気軽な連絡

経理は他部署と連絡を取り合う機会が多くあります。例えば、経費の申請やそれに関連する問い合わせ、売上の計上などに関する営業との連携などが挙げられます。チャットツールでなら、忙しい中でも質問や共有したい情報を気軽にやり取りできるでしょう。

タスクの共有・管理

チャットツールのタスク管理機能を使うことで、すべきことやお願いしたいことを共有できます。何をいつまでにすればいいのかがわかるため、抜けや漏れを防止できるでしょう。期限が近くなったタスクのリマインドにも使えます。

税理士・会計士事務所との連携

社内だけでなく、社外の税理士事務所や会計士事務所などとの連携にも、チャットツールは便利です。経理業務を行う上で不明な点があれば、その都度気軽に質問や確認ができるでしょう。ファイルの送信も可能であるため、書類をスキャンして送ることもできます。迅速に情報共有ができ、自社の状況をより細やかに把握してもらえるでしょう。

まとめ

チャットツールはその場に居合わせることなく、会話をするように気軽にコミュニケーションできるツールです。チャットのみならず、ファイルの送受信やタスク管理などもできるため、業務前愛を効率化できるでしょう。これらの特徴は経理業務においても役立ちます。無料で使い始められるものもあるため、チャットツールに興味のある方は試しに使ってみてはいかがでしょうか。