会計ソフトを使っていると、「自動仕訳」という言葉を耳にしたことのある人は多いでしょう。経理の効率化に役立つため、自動仕訳機能がある場合はぜひとも活用をおすすめします。この記事では、自動仕訳機能の概要とメリット・デメリットを解説します。使うほど精度の上がる自動仕訳機能の仕組みも知っておきましょう。

会計ソフトの自動仕訳機能とはどんなもの？

自動仕訳機能とは、金融機関やクレジットカードの取引情報から、自動的に勘定科目を割り当てて仕訳を行うものです。経理担当者は生成された仕訳の内容を確認し、問題なければ承認・登録、誤りがあれば訂正を行います。

主にクラウド型会計ソフトに搭載されている機能ですが、インストール型でも利用できるものもあります。使っている会計ソフトにも自動仕訳機能が搭載されているかもしれません。一度確認してみましょう。

自動仕訳機能のメリット

自動仕訳機能によって効率的に経理業務が行えるほか、ミスや不正の防止にも役立ちます。さらに、仕訳には知識が必要であるため、自動で行われれば知識の少ない人も安心です。メリットを詳しく見ていきましょう。

経理業務を効率化できる

自動仕訳機能の一番のメリットは、仕訳業務にかかる時間や手間を省けることでしょう。取引は日常的に発生するため、仕訳も都度行わなければなりません。特に月末などの入金や支払のタイミングには仕訳の量も増えます。そこで自動仕訳機能を活用できれば、業務を大幅に効率化できます。

仕訳業務に掛かる手間や時間を削減できるため、担当者の心身の負担を軽減できるでしょう。ルーティンの一つである仕訳を自動化できれば、仕訳にかかっていた時間をほかの重要な業務に充てられます。単調な作業が苦手な人にとっては、持つベーションの維持にも役立つでしょう。残業時間の短縮にもつながり、人件費の削減も図れます。

ミスを減らす

仕訳が自動的に行われれば、入力ミスなどのヒューマンエラーも少なくなるでしょう。自動仕訳機能では、取引情報を金融機関やクレジットカードから直接取り込み仕訳するため、仕訳の漏れを防ぐこともできます。担当者が不慣れであることによって起こるミスも防げるでしょう。

使うほど精度が上がる

会計ソフトにはAIを使った自動仕訳を行うものが多くあります。そのため、仕訳を経るたびにAIがよくある仕訳パターンを学習し、仕訳の精度も上がっていきます。はじめは訂正の頻度が多いかもしれませんが、使えば使うほど精度の向上が期待できます。ただし、自動仕訳の結果を担当者が確認する作業は必要です。

不正な入力を防ぐ

自動仕訳機能の精度が上がれば、不正な仕訳があった場合に検知してくれます。そのため、不正な入力を防止でき、帳簿の正確性も向上するでしょう。自動仕訳と同時に不正を検知するため、担当者がチェックする場合よりも迅速に対応できます。

自動仕訳機能のデメリット

便利な自動仕訳機能ですが、注意すべき点もあります。正確な仕訳を行うための準備と、自動仕訳で対応できない部分をカバーする方法は押さえておかなければなりません。詳しく見ていきましょう。

初期設定が必要

自動仕訳機能を活用するには、取引先や勘定科目などの初期設定が必要です。会計ソフトが自社に合った仕訳を正しく行うためには必須の作業です。会社によっては多くの細かい設定をしなければならないため、手間がかかるかもしれません。

すべて自動化できるわけではない

自動で仕訳をしてくれるといっても、必ず正しく処理されているとは限りません。自動仕訳の結果を担当者が確認する作業は残ります。また、特殊な仕訳を行う場合など、手入力が必要になることもあります。

自動仕訳機能を使えば会計知識の少ない人でも対応しやすくなります。しかし、知識が全く必要なくなるわけではありません。確認や手入力などの自動仕訳機能をカバーする必要性は認識しておきましょう。

自動仕訳の仕組み

自動仕訳機能を利用するには、金融機関やクレジットカードを会計ソフトと紐づける必要があります。また、インターネットバンキングを利用していなければ金融機関と紐づけることができません。紙の通帳しか持っていない場合は、まずインターネットバンキングの手続きを行いましょう。

自動仕訳までの具体的な流れは会計ソフトによって異なりますが、取引データを取り込むと会計ソフトが自動的に仕訳をしてくれます。その結果を担当者が確認し、OKなら承認・登録、違っていれば訂正を行います。これで仕訳は完了です。

訂正を行った箇所はAIが学習し、次に似た取引があれば訂正したように仕訳をしてくれます。このようにして、使う程に自動仕訳の精度が上がっていきます。

まとめ

仕訳は日常的な業務であり、手間や時間がかかるものです。自動仕訳機能を活用すれば、この負担を軽減できるでしょう。仕訳の確認や初期設定の必要性は知っておかなければなりませんが、うまく使うことで大幅な経理業務の効率化につながります。使っている会計ソフトがあれば自動仕訳機能が搭載されているかを確認し、ぜひ活用を検討してみてください。

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