経理は会社のバックグラウンド業務の一つです。しかし売上に直接繋がる訳ではないため、業務効率化して経費削減したいと思う経営者の方も多いのではないでしょうか。また、従来の経理業務は現金や重要な書類を扱い、セキュリティ面の不安などもあったため、テレワークにするのは容易ではない現実がありました。しかし、ここ数年で、場所や時間を選ばず使えるツールが多く開発されています。

この記事では、経理の業務効率化に役立つツールを紹介します。外部に経理業務を委託するアウトソーシングや、社員が在宅でテレワークを行う場合に有用です。自社に合ったものがあれば、ぜひ取り入れてみてください。

テレワークやアウトソーシングが増えている背景

新型コロナウイルスの蔓延により一気に推進されたイメージの大きいテレワークですが、実はそれ以前からテレワーク推進の動きはありました。その背景にあったのは、少子高齢化による労働人口の減少や、通勤によるストレスやコスト、自然災害への備えの必要性などの課題です。2010年代後半から推進されている働き方改革によって、テレワークを行う企業は大企業を中心に増えていきます。2020年に新型コロナウイルスが流行することで、その流れはさらに加速しました。

労働人口の減少や働き方改革の推進は、アウトソーシングの増加にも繋がっています。アウトソーシング先はその業務のプロであるため、正確で迅速な処理を行ってもらえることが特徴です。業務を効率化し、自社の経営資源を有効活用するためのメジャーな方法になっています。

おすすめの便利ツール

テレワークやアウトソーシングを行う場合、業務環境や適切なコミュニケーションの方法を整備しておかなくてはなりません。これらの課題は、ツールを使うことで解決することができます。ここでは、現在、開発されている様々なツールの特徴について紹介します。自社に合ったツールがあれば、ぜひ検討してみましょう。

クラウド会計ソフト

経理の知識がなくても簡単に処理できるよう開発されたものが多く、一般的になってきているツールです。クレジットカードや銀行などと連携することで取引情報を自動で取得でき、仕訳の予測や自動仕訳を行ってくれます。POSレジや勤怠管理、営業管理ソフトなど、連携できるものが幅広いのも特徴です。IDとパスワード、インターネット環境があればいつでもどこでも作業ができるため、テレワークやアウトソーシングの強い味方と言えるでしょう。

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ビジネスチャットツール

従来のコミュニケーションは電話やメールで行われていましたが、それに取って代わるものがビジネスチャットツールです。会話をするように気軽に使え、リアルタイムで素早く連絡を取ることができます。そのため、コミュニケーション不足になりがちなテレワークに必須のツールと言えるでしょう。社内であっても移動することなくすぐに意思疎通ができ、ファイルや画像の送信にも便利です。1対1だけでなく複数人でのコミュニケーションもできるため、ミーティングを減らすことにも繋がります。

経費精算サービス

経費精算は従業員からの申請をもとに行う業務であるため、従業員にとっても経理担当にとっても手間がかかるものです。そこで、経費精算を楽にする様々なシステムが登場しています。

交通費のレシートや領収書を読み取ってデータ化したり、交通系ICカードやスマホの決済アプリとの連携によって申請ができたりと、従業員が簡単に申請できるよう作られています。また、社内規定に違反していないかチェックする機能や、よくある質問に対するチャットボットによる回答などによって、経理担当者の負担も軽減されます。さらに承認後も、会計ソフトと連携した自動仕訳や振込データの自動作成など、スムーズに業務を進めるための仕組みが豊富です。

帳票発行サービス

見積書、納品書、請求書などの各種帳票をWeb上で発行・管理できるサービスです。会計システムと連携させることで簡単に請求書を発行できます。

作成した帳票はメールやWeb上のプラットフォームで送ることができ、送付先の開封・確認状況を知ることのできるものもあります。銀行口座と連携することで、請求した金額が入金されたら自動で消込を行う機能も便利です。郵送にも対応してくれるサービスもあり、印刷・封入・発送などの作業がなくなれば、大幅な負担削減となります。

サービス内容や料金形態はサービスによって様々です。導入には比較検討が必要ですが、複数のサービスを吟味することで自社に合ったサービスを見つけることができるでしょう。

その他のツール

代表的なものを挙げてきましたが、他にも様々なツールが開発されています。

・インターネット上で契約書を取り交わせる「電子契約システム」

・データ共有に特化した「情報共有ツール」

・振込業務を任せられる「振込代行サービス」

・債権を管理し自動で消込を行ってくれる「債権管理システム」

・手順の決まった定型作業を自動化する「RPA」

幅広い業務に対応できたり、逆に1つの業務に特化していたりと、様々な種類があります。まずは自社の課題を洗い出し、コストや導入後の業務フローなども考慮して、過不足ないツールを検討しましょう。

まとめ

テレワークやアウトソーシングを効率的に利用することで、経理のみならず様々な面で業務効率化が期待できます。通信技術の発展やDX化の推進によって、今後も新たなツールやサービスが開発されていくでしょう。時代の流れに乗り、便利なものを有効活用ができるように、役立つツールへのアンテナを張っておきたいものです。